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EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

[摘要]利用工作薄共享来协作完成某一项工作是非常方便的,比如大批量的数据需要录入,拿我的城镇低保录入程序(此程序是基于EXCEL制作开发的)为例,传统的单机信息管理软件系统在多用户录入上很麻烦,大概的步骤是...

  利用工作薄共享来协作完成某一项工作是非常方便的,比如大批量的数据需要录入,拿我的城镇低保录入程序(此程序是基于EXCEL制作开发的)为例,传统的单机信息管理软件系统在多用户录入上很麻烦,大概的步骤是:录入→导出→合并→汇总,而EXCEL里的工作薄共享则方便、快捷,大家可以使用同一个工作薄进行数据录入,在保存的同时还能看见是谁在操作,如图:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作 三联教程

  但是在共享的状态下有很多功能不支持,如下:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  补充一下,还不支持VBA的运行,我们可以从中看到,在共享工作簿的状态下有很多不能使用,无法发挥EXCEL最大的威力,但大家仔细看看,其实在数据录入的过程支持的可用功能已经足够使用了,下面就把详细的步骤图文并茂的展示给大家。

  一、首先要保证你在局域网内网中联网正常,在你的盘符下新建一个文件夹,比如我们在F盘建立一名为“heisha”的文件夹,新建后右键→属性选择该文件夹,在共享中共享此文件,如图:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  在网络共享和安全中,两个“√”都要选择上,否则其他用户无法保存。确定后该文件夹图标会变成共享状态

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  二、下面我们就要将我们的录入程序设置为共享模式并放进“heisha”这个共享文件夹中:

  1.打开我们需要共享的工作薄,这里我们用城镇低保录入程序为例(以下简称程序),在审阅选项卡上的更改组中,单机共享工作簿。如图:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  打开后我们会看见共享工作簿的选项卡,如图:

 

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

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  需要注意的是必须勾选上允许多用户同时编辑,同时...的选项,确定后EXCEL会提示你保存,如果你共享的工作薄包含VBA,他还会提醒你VBA与宏在共享下无法编辑,最后我们可以看到,这个程序的名称后多了一个共享的字样,

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  2012-2-24 14:51:17 上传下载附件 (5.08 KB) 现在说明这个工作薄就是共享状态了,最我们将这个设置成共享工作薄的程序放到“heisha”这个共享文件夹当中。如图:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  好了,录入的前期工作我们都作好了,那么怎么才能让别人也进入到这里一起使用该程序呢?首先要知道该电脑在内网中的IP地址或者电脑的名称是什么,关于这两个问题不说太多。比如这台机器的名称叫"SUN" >

  好了,录入的前期工作我们都作好了,那么怎么才能让别人也进入到这里一起使用该程序呢?首先要知道该电脑在内网中的IP地址或者电脑的名称是什么,关于这两个问题不说太多。比如这台机器的名称叫"SUN" >

  好了,录入的前期工作我们都作好了,那么怎么才能让别人也进入到这里一起使用该程序呢?首先要知道该电脑在内网中的IP地址或者电脑的名称是什么,关于这两个问题不说太多。比如这台机器的名称叫"SUN" >

  好了,录入的前期工作我们都作好了,那么怎么才能让别人也进入到这里一起使用该程序呢?首先要知道该电脑在内网中的IP地址或者电脑的名称是什 么,关于这两个问题不说太多。比如这台机器的名称叫"SUN",那么我们在文件夹的地址栏中输入sunheisha就能通过局域网进入这台电脑的, 并且可以编辑保存如图:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  2.下面演示一下局域网共享协作:

  先看一下图片:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  从上面的图片可以看出,在局域网内,其他用户将这个程序修改后保存,我再保存,就可以看见其他用户所修改的信息,需要注意的是,如果不保存是看不见对方所录入或者修改的信息,当然了,如果你修改并保存,其他用户保存后也可以看见你修改的数据。

  3. 接受或拒绝修订。什么是接受或拒绝修订呢?上图我们看见,某用户修改了七个heisha,我是这个设置工作薄共享的人,这个程序在我的机器中,这里的我, 相当于主机,而某用户相当于访问、协助我的作用,但是某用户修改的这七个heisha我是否同意修订(修改)呢?或者说,这七个heisha是谁修订的 呢?看图说话:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  时间:选择当天日期或者选择无;

  修订人:你可以选择某个修改过这个程序的用户,如果不知道就选择每个人或者除我之外每个人;

  位置:你需要审核修订的范围,在这个例子中,七个heisha就是我们的位置。

  确定后我们就开始接受或者拒绝了,继续看图:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  这样我们即知道了是谁修改的数据,发现数据错误后也可以选择拒绝来返回原来的文字,非常不错。

  4.突出显示修订。这个功能就不必多说了,这个功能就是在某用户修改并保存数据后,我们再保存数据,就能看见类似于批注的东西,看图:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  看见了吧!这就是所谓的突出显示修订。

  5.共享工作簿里的高级选项。看图:

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  修订:这里是保存修订纪录的天数,也可以选择不保存。

  更新:默认是在保存的时候才更新其他用户的数据,也可以自己设定自动间隔时间。

  用户间的修订冲突:我一直没遇到过冲突问题,只要分工明确就不会遇到这种问题,所以在这里不做解释。

  在个人视图中包括:对勾去掉的话其他用户将无法看见打印设置和筛选设置。

  三、如何取消共享:

  如果上面的你全部掌握的话,取消共享就非常简单了,审阅→更改→共享工作薄→编辑→将允许多用户同时编辑的对勾取消,确定后会出现提示,如图。

EXCEL 2010 使用共享工作簿进行协作

  最后选择是,工作薄同时保存。

  OK了,这就是我所掌握的共享工作簿的方法,不知道有没有错别字,有没有不对的地方,有问题评论或者留言告诉我,喜欢就分享给大家或者转载到自己的空间里,详细阅读,很简单。


Excel 2010 提供了供人们在工作簿上协同工作的简便方法,提高了人们的工作质量。