巧借“名称”，在WPS表格中创建多级下拉下文

　　在WPS表格中为了方便规范数据的录入，我们经常会在相应的单元格中提供下拉列表以便选择录入。但如果需要建立多级下拉列表，那又该如何处理呢?

　　在某学校设有高一、高二、高三共三个级部，每个级部的分别有十个左右的班级。以前在统计学生相关信息的时候，经常发现各班级、级部上交的表格很不规范，因此为了规范起见，有必要建立多级的下拉列表，如图1所示。

　　图1

　　为此，我们应该借助“名称”以达到目的。

　　一、定义名称

　　如图2所示。

　　图2

　　在Sheet1工作表中建立如图表格。各列标题就以相应的级部名称来表示，其下则分别录入各相应的班级，四个级部分别在A-C列。在E1单元格录入“级部”，其下录入四个级部名称。注意此处级部名称应与各列标题一致。

　　选中A列单元格，点击菜单命令“插入→名称→定义”，打开“定义名称”对话框。在上方的输入框中输入“高一”，并确认下方的“引用位置”输入框中数据为“=Sheet1!$A:$A”，如图3所示。

　　图3

　　点击确定后，就可以将A列单元格区域定义为“高一”了。不信，你可以在表格的名称框中输入“高一”，回车，是不是整个A列就被选中了?

　　可以用同样的方法，分别选中B列、C列、E列单元格区域后，在“定义名称”对话框中将它们分别定义为“高二”、“高三”、“级部”名称。也可以直接在上方的输入框中输入名称，然后将下方的“引用位置”修改成相应的单元格区域，然后点击“添加”按钮，将名称添加到当前工作簿的名称列表中。比如定义 “高三”名称时，其引用位置应改为“=Sheet1!$C:$C”，定义“级部”名称时，其引用位置应改为“=Sheet1!$E:$E”。

　　二、设置数据有效性

　　如图4所示表格。

　　图4

　　选中C2及以下单元格区域，点击菜单命令“数据→有效性”，打开“数据有效性”对话框。在“允许”下拉列表中选择“序列”，然后在下方的“来源”输入框中输入“=级部”，其它设置如图5所示。

　　图5

三联推荐：点击免费下载最新版WPS办公软件    》》查看更多电脑教程

　　确定后，将鼠标定位于C2或其下单元格，可以发现右侧出现下拉按钮，点击即可出现在Sheet1工作表E列中所列的级部名称列表。

　　关键是表格中的D列，如何根据C列所选级部名称在D列单元格出现相应级部的班级列表呢?其实，这一步也是属于窗户纸性质的，一捅就破。选中D2及以下单元格区域，在“数据有效性”对话框中，“允许”列表仍选“序列”，但在“来源”输入框中输入公式“=INDIRECT($C2)”，如图6所示。

　　图6

　　确定后再单击相应单元格，就可以看到图1所示的效果了。

　　函数INDIRECT($C2)的作用是返回在C2单元格中的数据的值。比如本例图1中“=INDIRECT($C2)”的结果就是“=高一”，而“=INDIRECT($D2)”的结果就是“=高三”。

　　如有更多级别的下拉列表也不用愁，就是这么两步，先定义名称，然后在数据有效性对话框中进行引用名称就可以了。